Der Schritt zur Digitalisierung
Umlaufmappen, manuelle Arbeitsabläufe und sehr, sehr viel Papier begleiten uns in der Verwaltung der HOST. Faktoren, die Mitarbeiterressourcen und Platz kosten. Spätestens wenn wir unsere Unterschrift auf ein digitales Dokument leisten müssen, findet mit dem Drucken ein Medienbruch statt. Ein vollständiger, elektronischer Ablauf ist bisher in den wenigsten Hochschulbereichen vorzufinden bzw. möglich.
Die HOST will mit der Einführung der Dokumentenmanagementsoftware „M-Files“ einen wichtigen und notwendigen Schritt in die Richtung der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gehen. Die Verwaltung und zugleich die gesamte Hochschule sollen davon profitieren.
Ob Verträge, Bestellungen, Bewerbungen, Klausuren, Rechnungen – jeglicher Schriftverkehr kann als digitales Dokument aus Ihrem Bereich rechtssicher abgelegt werden.
M-Files bietet eine metadatenbasierte Systemlösung. Die Suchfunktion ermöglicht das Auslesen der Dokumenteninhalte, egal unter welchem Titel es gespeichert wurde. Eine starre Ordnerfunktion wird überflüssig.
Entsprechend Ihrer Systemberechtigung haben Sie die Möglichkeit, schnell auf Vorlagen oder archivierte Inhalte aus ihrem Bereich zurückzugreifen. Eine Papiersammlung in Ordnern ist dann nicht mehr notwendig.
M-Files dient uns nicht nur als digitales Archiv, auch bestehende Prozessabläufe an der HOST werden wir zukünftig darüber gestalten. Dokumente und Vorlagen können einfach erstellt, bearbeitet und freigegeben werden, dass jeweils ganz ohne zeitverzögernde Postwege und mit möglichst viel Transparenz.
Die neue Technologie soll uns helfen Prozesse zu verschlanken. Mittels digitaler Workflows schaffen wir es nicht nur, die Bearbeitungszeiten zu beschleunigen, sondern minimieren auch die Papierlast und die damit verbundene postalische Zustellung innerhalb unserer Hochschule. Die bisher manuell stattfindende Datenerfassung wird durch den Einsatz künstlicher Intelligenz unterstützt.
Die Abbildung eines standardisierten Arbeitsablaufes findet derzeit im Dezernat III mit der Einführung der digitalen Rechnungseingangsbearbeitung statt. Vom Scannen der Rechnung, über das automatische Auslesen der buchungsrelevanten Informationen, bis hin zur sachlichen Freigabe und der buchhalterischen Bearbeitung, wird der Prozess komplett digital abgebildet.
Wir freuen uns darauf, die Arbeitsabläufe in allen Bereichen nach und nach digital unterstützen zu können.